Assistant administratif polyvalent en alternance – Coordination et événementiel H/F

Vous ne rejoignez pas l’entreprise pour occuper un poste de secrétariat classique.

En lien avec les équipes opérationnelles et les différents services de l’entreprise, vous intervenez sur des missions administratives variées, directement liées au fonctionnement quotidien de l’activité.

Vous participez notamment au traitement des demandes, à la préparation des dossiers, à la planification de certaines prestations, au suivi logistique et à l’organisation d’opérations événementielles.

Votre aisance avec les outils bureautiques, les solutions digitales et les outils d’intelligence artificielle vous permet de gagner en efficacité, de structurer les informations et de proposer de nouvelles méthodes de travail.

Missions principales

Gestion administrative

• Traiter, organiser et orienter les courriels reçus ;

• Assurer le suivi des demandes administratives courantes ;

• Préparer, compléter et classer les documents nécessaires au bon fonctionnement de l’activité ;

• Créer les dossiers des salariés dans les logiciels de référence de l’entreprise ;

• Vérifier la complétude des informations et transmettre les dossiers aux services concernés, notamment au service des ressources humaines ;

• Mettre à jour les fichiers, tableaux de suivi et bases de données internes ;

• Garantir la fiabilité, la traçabilité et la confidentialité des informations traitées.

Assistance à la planification et à la coordination

• Apporter un soutien à la planification de certaines prestations sur sites clients ;

• Participer à l’organisation des besoins humains et matériels ;

• Aider les équipes à gérer les ajustements et les urgences rencontrées au quotidien ;

• Mettre à jour les plannings et transmettre les informations aux interlocuteurs concernés ;

• Contribuer à la coordination entre les équipes administratives et opérationnelles.

Assistance logistique

• Participer à l’organisation des déplacements et à la location de véhicules ;

• Préparer et mettre à jour les listings nécessaires à l’activité ;

• Recueillir, organiser et consolider différentes informations, notamment les tailles d’équipements des agents ;

• Assurer le suivi administratif des besoins logistiques ;

• Utiliser les logiciels internes de référence pour enregistrer et suivre les demandes.

Assistance à l’organisation événementielle

• Participer à la préparation administrative de différents événements ;

• Préparer et suivre les demandes d’accréditation ;

• Constituer et actualiser les listes de participants ou d’intervenants ;

• Préparer les fichiers de pointage et les documents nécessaires au déroulement des opérations ;

• Apporter un soutien à la planification des équipes mobilisées ;

• Participer au suivi des actions avant, pendant et après les événements ;

• Contribuer à la bonne circulation des informations entre les différents intervenants.

Les missions événementielles pourront notamment concerner des environnements sportifs ou des événements accueillant du public.

Outils digitaux et amélioration des méthodes

• Concevoir et mettre à jour des tableaux de suivi sur Excel ;

• Rédiger et mettre en forme des documents sur Word ;

• Préparer des présentations sur PowerPoint ;

• Créer, lorsque cela est nécessaire, des supports visuels avec Canva ;

• Utiliser les outils d’intelligence artificielle pour faciliter la rédaction, la synthèse et la structuration de documents ;

• Participer à la rédaction de comptes rendus ;

• Proposer des améliorations permettant de simplifier ou de digitaliser certaines tâches administratives ;

• Contribuer à la mise en place de méthodes de travail claires, fiables et partagées.

Missions complémentaires

Selon les besoins de l’activité, vous pourrez ponctuellement participer à la mise à jour ou au classement de documents liés à la qualité, à la sécurité ou à l’environnement.

Ces missions complémentaires ne constituent pas le cœur du poste.